Télétravail : comment s’organiser pour être efficace et performant ?

Travailler de chez soi, efficacement si possible, nombreux sont ceux qui en ont rêvé… avant d’y être confrontés pour la première fois. En effet, sans préparation, cela devient vite un véritable challenge, voire un cauchemar. Et ceux qui le vivent de façon involontaire (ex : en période de confinement) ne me diront pas le contraire. Catapultés dans le monde du télétravail sans préavis, dans des conditions loin d’être optimales, certains sont complètement dépassés. Sur le point de craquer. Et pourtant, avec quelques astuces, vous pourriez bien y trouver votre compte. Autonomie, liberté, gain de temps…

Je vous propose donc ici un véritable guide truffé de solutions, outils et astuces.

Pour enfin travailler de chez soi efficacement. Et qui sait même apprécier et devenir un télétravailleur qui déchire grâce à ces 10 conseils simples et pratiques !

Comment s’organiser pour être efficace en télétravail – les 10 astuces imparables

Voici, pour les plus pressé.e.s, une check-list des 10 bons réflexes du télétravailleur efficace et performant :

1 – Organiser son espace de travail (clean desk pour un esprit clair)

2 – Instaurer une routine pour créer des automatismes

3 – Mettre en place une organisation (pas d’efficacité sans structure)

4 – Et on s’y tient en luttant contre toutes les sources de distraction

5 – Communiquer de façon transparente (collègues et hiérarchie) pour éviter les incompréhensions

6 – Pour se sentir pro, on s’habille pro

7 – Travailler seul.e, oui, mais pas isolé.e

8 – Apprendre à travailler autrement (c’est le moment d’innover)

9 – Supprimer les sources de tension avec les « co-workers »

10 – Veiller à se préserver en fixant des limites et en prenant soin de soi

Vous voulez en savoir plus ?

Alors lisez la suite.

Je vous y communique des outils et des méthodologies à adopter de toute urgence.

Les difficultés, entre espaces partagés et distractions en pagaille

Vous trouvez compliqué de travailler de chez soi efficacement ?

Je vous comprends.

Pas facile de s’improviser travailleur à distance. Mal préparé, cela peut même devenir une vraie souffrance, une grande source de stress.

Des espaces et ressources partagés

Tout le monde n’a pas la chance de vivre dans une maison où chacun peut s’isoler pour vaquer à ses occupations.

Et s’il n’y avait que ça encore ! Mais il faut aussi partager le matériel (bureau, ordinateur, imprimante…). Sans parler du WiFi qui ne supporte pas toujours l’utilisation simultanée de tous les occupants. Ainsi réunions en ligne et vidéos ne font pas souvent bon ménage.

Des contraintes professionnelles et personnelles

Côté pro, il faut tenir compte de celles de notre entreprise, de nos collègues et/ou clients et fournisseurs…

Par exemple, impossible d’imposer des rendez-vous au client.

Et côté personnel c’est la même chose, notre vie ne s’arrêtant pas au travail. Et c’est d’autant plus vrai quand le télétravail fait suite à des événements non désirés. L’épidémie de Coronavirus en est un bon exemple. Ainsi, dans un même foyer, ont pu être confinés ensemble des parents en télétravail et leurs enfants en apprentissage à distance. Repas supplémentaires, courses plus importantes, aide aux devoirs, connexion ADSL capricieuse…

Des distractions qui se cachent partout et empêchent de travailler de chez soi efficacement

Chez vous, tout est fait pour vous distraire. En effet, c’est votre lieu de détente après une dure journée de travail. Et tout vous appelle : livres, télévision, console, réseaux sociaux, jardin…

Seulement, voilà, il vous faut maintenant y travailler. Et oublier, au moins pendant quelques heures, toutes les distractions à portée de main…

Une vie sociale réduite

En entreprise, vous pouviez échanger avec vos collègues sur des problématiques de travail mais également sur vos loisirs, le film de la veille…

Un coup de mou, une difficulté ? Pas grave. Direction le bureau voisin pour discuter 5 minutes et lâcher la pression ou trouver de bons conseils.

De ce fait, pas toujours facile de se retrouver seul devant son écran.

Et résultat : du stress et une motivation en berne

Des distractions, un chef à distance…

Donc croyez-moi, il faut une sacrée dose de motivation ou de la méthode.

Mais bonne nouvelle : je peux vous vous aider à (re)trouver les deux.  Suivez-moi, c’est par ici !

Télétravail : les solutions pour être efficace

Vous l’aurez compris : travailler de chez soi efficacement ne s’improvise pas.

En effet, nous n’y sommes pas préparés et notre domicile ne s’y prête pas toujours.

Voici donc quelques astuces pour devenir le Maître Jedi du télétravail. Vous pourrez enfin répondre à la question « Télétravail : comment s’organiser pour être efficace » sans souci !

1/ Organiser son espace de travail : espace agencé et rangé, tête reposée

Première étape pour travailler de chez soi efficacement : un espace dédié, aménagé et ordonné ainsi qu’une connexion Wifi optimisée.

Un espace dédié et ergonomique

Un plan de travail à la bonne hauteur, un éclairage satisfaisant, un bon fauteuil… De l’ergonomie ou comment un bureau bien agencé peut éviter bien des douleurs.

Astuces ergonomiques

Un espace rangé pour avoir les idées claires

On n’en met pas partout (sur le bureau, les murs…). Cela évite distractions, perte de temps à chercher les infos, démotivation… Donc, oubliez « on ne sait jamais, ça peut toujours servir ». C’est de cette façon qu’on a encombré nombre de garages et greniers.

Et idem pour l’ordinateur. Multiplier les onglets le ralentit et complexifie l’accès aux données importantes.

Astuces

Le bureau : le strict nécessaire à savoir votre ordinateur, votre téléphone, une liste des missions du jour et les infos correspondantes en évidence. Le reste hors de vue !

Pour les nomades : une caisse ou sacoche pour stocker et transporter rapidement vos affaires. Vous comprendrez alors l’intérêt de l’essentialisme si vous n’étiez pas déjà convaincu.

Et côté ordinateur : l’extension One Tab de Chrome (onglets sous forme de liste dans laquelle vous pouvez extraire les bons au moment opportun).

Et une optimisation du Wifi pour travailler à distance efficacement

Aujourd’hui, difficile de travailler sans informatique. Une bonne connexion se révèle donc indispensable. A défaut de miracle, voici quelques astuces pour l’optimiser.

Astuces

Positionnement de la box : selon Clubic.com, installez-la dans une pièce centrale du domicile et au moins à 2m d’appareils sans fil.

« Partage de connexion » : TV éteinte avec une connexion ADSL, partage de connexion ponctuel pour les forfaits téléphone béton (attention à la facture). A défaut, entendez-vous avec les autres occupants sur des créneaux d’utilisation d’internet.

2/ Instaurer une routine : les habitudes, automatismes efficaces

Pourquoi une routine ? Et bien pour être efficace sans y penser. Les automatismes permettent un vrai gain de temps.

Pas convaincu ?

Pensez à la routine du matin que vous répétez chaque jour sans même y penser. Maintenant, regardez ce qui se passe si on la chamboule. La salle de bains n’est pas libre ? Stress et confusion ! Pas si simple de trouver rapidement une solution de repli, n’est-ce pas ?

Un conseil : collez au maximum au rythme habituel de la famille (heure du lever, des repas, du coucher). Et bien sûr conservez les horaires « travail ». Y a école demain !

Astuce : l’agenda standard ou comment appliquer des routines à votre activité

Pensez à toutes les activités où c’est possible. Par exemple, prise de connaissance des messages à 8h et 14h, passage des consignes à 8h30, réunions périodiques, élaboration de devis le mardi à 10h… Plus vous respecterez cet agenda, plus les habitudes seront ancrées et automatiques pour vous… et pour vos interlocuteurs habituels.

3/ Mettre en place une organisation : le télétravail, pour être efficace, nécessite de la structure avant tout !

« Echouer de planifier, c’est planifier d’échouer »

Alan Lakein

C’est le moment de construire un planning hebdo en tenant compte des contraintes de chacun… et des aléas.

L’intérêt est double : certitude de remplir vos objectifs et de bien séparer vies pro et perso.

Construire le planning hebdomadaire

Pour le construire, tenez compte :

• des impératifs de tous les acteurs impactés : entreprise, clients, fournisseurs, famille…
• des routines de votre activité (voir agenda standard)

Attention : une journée, c’est 80% de planifié et 20% laissés aux imprévus (problèmes informatiques et autres aléas).

4/ Et on s’y tient : exit distractions, hello motivation pour un télétravail performant

« Un temps pour chaque chose et chaque chose en son temps »

Moi 😉

Certains auront reconnu ce clin d’œil aux 5S.

J’aurais pu également écrire « J’aurais tout le temps de m’y mettre après. »

Soyez conscient que la perception du temps est différente quand on est chez soi.

Alors pour ne pas tomber dans ce piège grossier, on évite les distractions qui nous tendent les bras. Difficile de tenir tout seul ? Pas de problème. Des applis sont là pour vous aider.

On évite les distractions

Abus de langage : Télétravail ne signifie pas travail devant la télé.

Alors pas de TV, console, actualités…

Mettez le téléphone en mode avion pendant les périodes de concentration. Et si votre activité ne le permet pas, supprimez les notifications inutiles, mettez en vibreur ou réglez une sonnerie spécifique pour le travail.

Astuces :

Des applis pour vous éviter les nombreuses distractions d’internet

Stop proscrastinating, Freedom ou SelfControl (Apple) bloquent temporairement l’accès à certains sites.

Idem pour RescueTime qui, en plus, permet de visualiser le temps mis sur certaines applications. Une alternative pour les gamers, Habit RPG, sous forme de jeu de rôle (points gagnés selon votre comportement).

Team Viz basée sur la méthode Pomodoro pour intégrer tâches et priorité correspondante,

Stayfocused et Leechback, extensions proposées respectivement par Google et Firefox.

La musique ou un casque anti-bruit pour s’isoler

Mais attention, pas n’importe quelle musique. Selon des études, il vaut mieux privilégier des morceaux instrumentaux plutôt calmes. De la musique classique ?

On lutte contre le manque de motivation

En fait, le plus dur est souvent de s’y mettre.

Alors forcez-vous à commencer sérieusement. 5 minutes seulement pourraient tout changer. En effet, une fois lancé, le reste vient souvent tout seul.

Vous avez du mal à vous concentrer longtemps ? Alors passez à la méthode Pomodoro. Elle alterne plages de travail intense de 25 minutes et pauses de 5 minutes.

Avantage : performance et satisfaction assurées

Session de travail suffisamment longue pour produire un travail efficace.

Pauses courtes pour s’aérer la tête sans perdre le fil de votre travail et être plus performant.

Faire patienter vos interlocuteurs pendant 25 minutes sans être dérangé est envisageable.

Satisfaction d’avoir bien bossé à la fin de la journée.

Astuces

L’appli Tomato Timer lance le chrono et vous informe de chacune des étapes.

A défaut, détournez le minuteur de votre cuisine et mettez-le en évidence pour le reste du foyer.

Vous l’aurez compris, cette méthode est imparable si l’on souhaite répondre à la question « Télétravail : comment s’organiser pour être efficace ? ».

5/ Communiquer de façon transparente : vous ne pourrez pas dire qu’on ne vous avait pas prévenu

Travailler de chez soi efficacement, c’est d’autant moins facile si nous ne communiquons pas clairement avec les autres.

Alors, pour éviter les malentendus et travailler l’esprit tranquille :

Informez de votre planning votre entreprise et votre famille. Cela vous évitera des interruptions indésirables ou des tensions quand vous ne répondez pas tout de suite.

Communiquez sur votre (in)disponibilité. A défaut d’être disponible à tout moment, engagez-vous à répondre au plus vite. Tout le monde y gagnera. Travail efficace et dans les délais et complète disponibilité pour vos interlocuteurs au moment opportun.

Partagez en temps réel l’avancement des projets grâce à des outils malins.

Astuces et outils

Affichez le planning aux endroits stratégiques chez vous

Partagez les infos grâce à Trello (planning, avancement) ou MeeroDrop, plateforme de collaboration dénichée sur Codeur.com (transfert de gros fichiers, likes, commentaires…).

6/ Se mettre dans le bain : Pour se sentir pro, on s’habille pro.

Le travail à distance n’est pas une excuse pour adopter le jogging ou traîner en pyjama. Si vos interlocuteurs ne le savent pas, ce n’est pas le cas de votre cerveau qui pourrait bien se mettre en mode « détente » malgré vous.

Alors comme tout acteur voulant rentrer dans la peau du personnage, agissez et habillez-vous comme tel. Exit les joggings, leggings, sweats et autres vêtement de détente. Réveillez le pro en vous !

7/ Lutter contre l’isolement : travailler seul mais pas isolé

Travailler de chez soi efficacement ne signifie pas oublier toute vie sociale. Et tant mieux ! Maintenir une distance de sécurité lors d’un confinement, OK. Mais pas question d’arrêter de discuter, partager, se soutenir.

Alors on laisse de côté la messagerie, on téléphone, on se fait une visio. Et si on n’est pas confiné à la maison, on essaie les espaces de co-working de temps à autre. Ces lieux conjuguent vie sociale et ambiance de travail.

Et pourquoi pas organiser des pauses téléphoniques avec les collègues ou des icebreakers en début de réunion… ?

Astuces

Organisez une visio avec Zoom ou Happy Party.

8/ Apprendre à travailler autrement : Vous avez dit innovation ?

« Un pessimiste voit la difficulté dans chaque opportunité, un optimiste voit l’opportunité dans chaque difficulté. »

Winston Churchill

Votre activité traverse une période compliquée ?

Alors c’est le moment idéal pour ouvrir les yeux et les oreilles. Sachez que les plus grandes innovations ont vu le jour lors de crises (pénicilline, nylon, radar…).

Et si c’est lié à votre activité, posez-vous pour déterminer et corriger vos erreurs.

Par contre, si la crise est générale, les gens exprimeront des besoins. Alors adaptez votre produit ou imaginez de nouveaux concepts pour y répondre. Et travaillez différemment s’il le faut, prospectez de nouveaux clients, anticipez la reprise… Car envisager de nouveaux projets fait du bien au moral.

Pour les autres, c’est le moment de faire tout ce qu’on a repoussé par manque de temps, de calme ou d’enthousiasme. Réfléchissez aussi à des idées d’amélioration. Tout ce qui est énergivore et sans valeur ajoutée…

9/ Supprimer les sources de tension : nous sommes tous importants

Le travail à distance peut vite devenir une véritable épreuve si on ne fait pas attention à soi et aux autres. Alors pour ne pas dire adieu à l’idée de travailler de chez soi efficacement, voici quelques aspects à ne pas négliger.

Partager les tâches

Nous avons tous des activités importantes. Alors, on partage équitablement les tâches au même titre que le Wifi ou l’ordinateur. Pas de bras, pas de chocolat !

Astuce

Les repas : on oublie la grande cuisine. Pensez à faire des quantités plus importantes de temps à autre et congelez le surplus.

Instaurer des règles de vie

Vous vous rappelez certainement de Super Nanny, la coach pour parents débordés par leurs enfants.

Non ? Elle affichait une liste de règles construite et adoptée par toute la famille.

Et si vous instauriez aussi des règles avec vos collègues et votre famille : disponibilités, bilans à heure fixe, utilisation du wifi…

Astuces

Affichage du planning et des règles à la vue de tous (en face de votre bureau, sur le frigo…).

10/ Veiller à se préserver : Manger, bouger… et se fixer des limites

Travailler de chez soi efficacement passe également par la préservation de sa santé physique et mentale… et de sa vie perso.

Alors, prenez soin de vous et faites-vous plaisir.

Une hygiène de vie correcte

Rappelez-vous le slogan « Mangez, bougez ». Alors exit grignotage et sandwich devant l’ordinateur. Profitez de la pause qu’offre un vrai repas.

Et bougez dès que vous le pouvez.

Astuce

Confiné ? Des applis proposent des exercices sportifs de courte durée (moins de 10mn). Vous n’aurez plus d’excuse.

Vraie flexibilité ou horaires à rallonge ?

Si vous ne voulez pas finir sur les rotules, définissez un horaire limite le soir. Une fois passée l’heure, opération « clean desk » et ordinateur éteint.

Vous avez oublié quelque chose ? Et alors ? Qu’auriez-vous fait si vous étiez rentré chez vous après avoir quitté votre poste ? Donc, hors urgence vitale, on ne rallume pas l’ordinateur.

Astuce

Le carnet toujours à proximité pour noter l’idée géniale ou un élément important que vous avez peur d’oublier. L’esprit libéré, profitez pleinement de votre soirée ou de votre week-end.

Ne pas essayer d’être sur tous les fronts à la fois

Avaler le travail sans se faire manger par lui.

Car en essayant de tout faire, on ne termine généralement rien. Résultat : insatisfaction pour l’entreprise et vous. Priorisez et tenez-vous au programme !

Astuce

Priorisation : des objectifs ambitieux et atteignables. Programmez chaque matin (ou la veille) 2 ou 3 activités importantes et précises à réaliser. Commencez par celles-ci et n’en entamez aucune autre si elles ne sont pas terminées (sauf urgence). Si certaines actions sont trop importantes, divisez-la en étapes.

La nécessité de faire des breaks

Les pauses sont importantes. En effet, un cerveau et un corps fatigués ne sont pas efficaces.

Alors n’essayez pas d’être plus efficace qu’en entreprise.

Même la méthode Pomodoro prévoit des pauses de 5 et 25 minutes.

En 5 minutes : un café tout en prenant l’air dans votre jardin ou sur le balcon, regardez dehors pour vous reposer les yeux, fermez les yeux et respirez profondément pour vous détendre…

Et en 25 minutes : une pause visio détente avec vos collègues ou un jeu rapide avec l’un de vos enfants, méditation… Tout ce qui peut vous faire penser à autre chose, vous relaxer.

Et n’oubliez pas la pause du midi : 45 minutes minimum selon le Code du Travail. Profitez !

Astuces

Petit Bambou appli de méditation, ou Do nothing et Calm.com qui imposent plusieurs minutes de relaxation.

On est bienveillant avec soi-même

Toutes les conditions ne sont pas toujours réunies pour une efficacité optimale.

Alors on regarde ce qui a déjà été fait plutôt que ce qui reste à faire. Et ne zappez pas le bilan en fin de journée dans lequel vous listerez au moins 3 kiffs ou réalisations.

Et le soir et le week-end, on oublie tout et on se détend

Pas de panique. Même seul ou confiné à la maison, on peut s’amuser et penser à autre chose que le travail.

Coincé à la maison ? Et bien, c’est le moment d’imaginer et planifier ce vous pourrez faire par la suite, parfois même sans jamais l’avoir osé.

Et toutes ces distractions auxquelles vous avez courageusement résisté toute la journée vous ouvrent désormais les bras. Console, réseaux sociaux, télévision, événements en ligne…

Ou pour ceux qui en ont marre d’être derrière un écran : sport, jardinage, cuisine, bain chaud…

Pour les amoureux, un dîner romantique à la maison : quelques bougies, un bon dîner, une tenue sympa…

Et pour les cinéphiles : lumières éteintes, popcorn et barre son en mode ciné.

Appelez vos proches pour prendre des nouvelles.

Ou pourquoi pas, organisez un apéro virtuel ou un jeu de « Blagues de papa » via Zoom ou Happy Party. Ou encore un visionnage de séries avec Netflix Party.

Pour conclure

Vous l’aurez compris, pour être efficace en télétravail, il faut être bien préparé.

Alors mettez en place ces astuces ou adaptez-les à votre activité.

Vous serez alors assuré de préserver à la fois votre activité, votre sérénité mentale et votre vie personnelle.

Alors, c’est qui le patron, hein ?

https://www.youtube.com/watch?v=OFx9edMt3xQ

Et si après ça, vous doutez encore de vous, ne blâmez pas votre travail, ni votre organisation. Il s’agit peut-être uniquement de confiance en soi. Dans ce cas, vous serez certainement intéressé.e par ces 13 attitudes gagnantes pour une confiance en soi au top !

Le sujet de la performance en télétravail vous a intéressé.e ?

Sachez que ce guide fait partie du carnaval d’articles « Coronavirus : Comment travailler de chez soi efficacement pendant le confinement ? ». Le principe de cet événement inter-blogueurs ? Inviter une communauté de blogueurs à rédiger un article sur un thème commun. Vous pouvez d’ailleurs en trouver le récapitulatif sur Blogueur-pro ainsi que d’autres articles intéressants d’Olivier Roland. Je pense notamment à l’article rassemblant les témoignages de personnes ayant réussi leur reconversion de blogueur pro.

Et comme à l’habitude, je vous invite à commenter, partager, liker.

Au plaisir de vous lire.

A bientôt.

Sophie